Τι είναι οι αυτοματισμοί για επιχειρήσεις, με απλά λόγια
Σκεφτείτε όλες τις φορές μέσα στην εβδομάδα που κάνετε copy-paste. Στοιχεία από μια φόρμα σε ένα Excel. Μια παραγγελία από το e-shop σε ένα email προς την αποθήκη. Μια τιμή από τον τιμοκατάλογο σε μια προσφορά. Ένα «μην ξεχάσετε το ραντεβού σας αύριο» σε δέκα διαφορετικούς πελάτες. Καθεμία από αυτές παίρνει λίγα λεπτά. Όλες μαζί τρώνε ώρες, και είναι ακριβώς οι δουλειές όπου γίνονται λάθη.
Ένας αυτοματισμός είναι ένας κανόνας του τύπου «όταν συμβεί Α, κάνε Β». Όταν έρθει φόρμα στο site, στείλε μήνυμα στο Viber του υπεύθυνου. Όταν μπει παραγγελία, γράψε τη στο Google Sheet και ενημέρωσε τον πελάτη. Τον στήνουμε μία φορά, τον δοκιμάζουμε, και από εκεί και πέρα τρέχει μόνος του.
Παραδείγματα αυτοματοποίησης διαδικασιών που φτιάχνουμε
Τα παρακάτω είναι αυτοματισμοί που ζητάνε συχνά μικρές επιχειρήσεις. Τα περισσότερα στήνονται σε λίγες μέρες και πολλά συνδυάζονται μεταξύ τους.
- Φόρμα επικοινωνίας σε Viber ή email: κάθε αίτημα από το site φτάνει στο κινητό σας σε δευτερόλεπτα, με όνομα, τηλέφωνο και μήνυμα, και γράφεται σε λίστα για να μη χαθεί
- Αυτόματη προσφορά PDF: ο πελάτης συμπληρώνει τι χρειάζεται, το σύστημα υπολογίζει την τιμή με βάση τον τιμοκατάλογό σας και του στέλνει έτοιμη προσφορά με το λογότυπό σας
- Υπενθυμίσεις ραντεβού με SMS ή email: μία μέρα πριν, ή όσες ώρες πριν θέλετε, ώστε να μειωθούν τα ξεχασμένα ραντεβού σε κομμωτήρια, ιατρεία και συνεργεία
- Συγχρονισμός παραγγελιών: οι παραγγελίες του WooCommerce περνάνε σε Google Sheets, σε πρόγραμμα αποθήκης ή στον λογιστή, χωρίς πληκτρολόγηση
- Εβδομαδιαίες ή μηνιαίες αναφορές: πωλήσεις, νέες επαφές, κρατήσεις, στο email σας κάθε Δευτέρα πρωί
- XML προμηθευτών: αυτόματη ενημέρωση τιμών και αποθέματος στο e-shop από το αρχείο του προμηθευτή, με κανόνες για κέρδος και στρογγυλοποίηση
AI αυτοματισμοί: όταν ο κανόνας δεν αρκεί
Κάποιες δουλειές δεν λύνονται με «αν Α τότε Β», γιατί χρειάζεται να διαβάσει κανείς κάτι και να το καταλάβει. Εκεί μπαίνουν οι AI αυτοματισμοί. Ένα μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να διαβάσει ένα email πελάτη και να το κατατάξει σε παράπονο, ερώτηση τιμής ή αίτημα ραντεβού. Μπορεί να βγάλει τα στοιχεία από ένα τιμολόγιο σε PDF και να τα περάσει σε πίνακα. Μπορεί να γράψει πρώτο προσχέδιο απάντησης που εσείς απλώς ελέγχετε και στέλνετε.
Το AI το χρησιμοποιούμε εκεί όπου πραγματικά γλιτώνει χρόνο, και όχι για να πούμε ότι έχουμε AI. Σε σημεία όπου ένα λάθος κοστίζει, όπως τιμές ή στοιχεία πελάτη, βάζουμε έλεγχο από άνθρωπο πριν φύγει οτιδήποτε. Σε ζητήματα όπου ένα απλό σενάριο κάνει τη δουλειά, προτιμάμε το απλό σενάριο, γιατί είναι φθηνότερο και πιο προβλέψιμο.
Ένα παράδειγμα από τη δική μας δουλειά: το TopSocial, το SaaS που αναπτύξαμε, γράφει και δημοσιεύει αναρτήσεις σε Instagram και Facebook με AI. Την ίδια λογική εφαρμόζουμε σε μικρότερη κλίμακα για τις διαδικασίες άλλων επιχειρήσεων.
Αυτοματισμοί email και Viber για ταχύτερη εξυπηρέτηση
Η ταχύτητα απάντησης μετράει. Ένας πελάτης που ζητάει προσφορά για ανακαίνιση ή για δικηγορική υπόθεση στέλνει συνήθως σε δύο ή τρεις επιχειρήσεις ταυτόχρονα. Αν η φόρμα σας πάει σε ένα email που ανοίγετε το βράδυ, πιθανότατα κάποιος άλλος θα τον έχει πάρει τηλέφωνο πριν από εσάς.
Με αυτοματισμούς email και Viber, το αίτημα έρχεται στο κινητό σας τη στιγμή που υποβάλλεται. Ο πελάτης παίρνει αμέσως ένα ευγενικό email επιβεβαίωσης με το τι θα ακολουθήσει, και εσείς έχετε μπροστά σας όλα τα στοιχεία για να τον καλέσετε. Αν δεν απαντήσει κανείς μέσα σε κάποιες ώρες, μπορεί να σταλεί υπενθύμιση σε συνεργάτη.
Αυτόματες προσφορές και έγγραφα
Για επιχειρήσεις που στέλνουν πολλές παρόμοιες προσφορές, όπως εταιρείες καθαρισμού, μεταφορικές, φωτογράφοι, συνεργεία, τουριστικά γραφεία, οι αυτόματες προσφορές είναι από τους αυτοματισμούς με τη μεγαλύτερη διαφορά. Ορίζουμε μαζί τις παραμέτρους (τετραγωνικά, απόσταση, ώρες, επιλογές), τις τιμές και τους κανόνες, και φτιάχνουμε πρότυπο PDF με τα στοιχεία της εταιρείας σας.
Ο πελάτης παίρνει την προσφορά του σε λίγα λεπτά αντί για την επόμενη μέρα. Εσείς λαμβάνετε αντίγραφο και μπορείτε να τον καλέσετε για να κλείσετε τη δουλειά. Με την ίδια λογική βγαίνουν συμβάσεις, βεβαιώσεις και δελτία παράδοσης από πρότυπο.
Με ποια εργαλεία δουλεύουμε
Για τους περισσότερους αυτοματισμούς χρησιμοποιούμε πλατφόρμες όπως n8n, Make ή Zapier, που συνδέουν εκατοντάδες εφαρμογές μεταξύ τους: Gmail, Outlook, Google Sheets, WooCommerce, WordPress, Viber, φόρμες, ημερολόγια. Επιλέγουμε το εργαλείο με βάση τον όγκο και το κόστος. Για λίγα σενάρια με μικρό όγκο κάποιο από αυτά μπορεί να αρκεί στο δωρεάν πλάνο του. Για πολλές εκτελέσεις το n8n σε δικό σας server βγαίνει συνήθως φθηνότερο.
Όταν η ανάγκη ξεπερνά αυτό που κάνουν τα έτοιμα εργαλεία, γράφουμε δικό μας κώδικα: μικρές εφαρμογές, εσωτερικά panel, συνδέσεις με ελληνικά συστήματα όπως courier ή myDATA. Αυτά κοστολογούνται ως software και ξεκινούν από 600€ + ΦΠΑ.
Πώς ξεκινάμε
Το πρώτο βήμα είναι μια συζήτηση όπου μας περιγράφετε μια κανονική εβδομάδα στη δουλειά σας. Συνήθως εντοπίζουμε γρήγορα δύο ή τρία σημεία όπου χάνεται χρόνος. Σας προτείνουμε από πού να ξεκινήσετε, με σαφή τιμή και χρονοδιάγραμμα, και πάντα ξεκινάμε από τον αυτοματισμό που θα σας γλιτώσει τον περισσότερο χρόνο. Κάθε σενάριο το παραδίδουμε με σύντομη περιγραφή του τι κάνει, ώστε να ξέρετε τι τρέχει στην επιχείρησή σας.
